Informationsblatt zur Verarbeitung von Bewerberdaten

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch HEITEC und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauf­tragter?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der HEITEC* bei der Sie sich mit Hilfe des Bewerbermanagementsystems bewerben. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen können Sie der Stellenanzeige im Bewerbermanagementsystem entnehmen.

Angaben zum Datenschutzbeauftragten

Mail: datenschutzbeauftragter@heitec.de, Telefon: +49 9131 877-0

Welche personenbezogenen Daten erheben wir und woher stammen diese?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

  • Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
  • Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf) 
  • Ausbildungshistorie (z.B. Daten zu (Hoch-) Schulbildung, Berufsqualifikation)
  • ggf. Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel
  • Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
  • Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon)
  • Skill-Daten (z. B. besondere Kenntnisse und Fertigkeiten)
  • Organisationsdaten im Falle von internen Bewerbungen (z.B. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung)
  • falls für die ausgeschriebene Stelle relevant: gesundheitliche Eignung

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, insbesondere aus den Bewerbungsunterlagen, dem Bewerbungsgespräch und aus dem Personalfragebogen.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). 

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. 
Ihre Daten werden ausschließlich zur Besetzung der konkreten Stelle, auf die Sie sich beworben haben, verarbeitet. 

Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein. 

Möchten Sie bei einer Absage in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von Ihnen. 

Soll Ihre Bewerbung für andere offene Stellen der HEITEC berücksichtigt werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von Ihnen. 

Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Sie) werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb einer Rechtseinheit der HEITEC:

Innerhalb der jeweiligen Rechtseinheit der HEITEC, bei der sie sich beworben haben, erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter*innen der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzte*r, Personalbereich, Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken. 

Andere Rechtseinheiten innerhalb der HEITEC: 

Andere Rechtseinheiten innerhalb der HEITEC sind grundsätzlich eigene Verantwortliche. Die oben genannten Personen, die in den Stellenbesetzungsprozess eingebunden sind, können je nach Stelle zu unterschiedlichen Unternehmen der HEITEC gehören. Daher können Ihre Daten europaweit innerhalb der HEITEC an die jeweiligen Personen übermittelt werden. Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Ihre Daten können in diesem Fall an eine andere Rechtseinheit von HEITEC übermittelt und dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet werden. Ein Austausch Ihrer personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb der HEITEC erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung, sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Organisation interner Arbeitsabläufe.

Wir haben die Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren an einen externen Dienstanbieter ausgelagert. Mit diesem haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DS-GVO:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Bitte wenden Sie sich hierzu an folgende Stelle:

Personalabteilung der HEITEC AG, personal@heitec.de

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
 

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 27

91522 Ansbach

Telefon: 0981 53 1300

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir übermitteln Ihre Bewerberdaten nicht in Drittländer.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Um Ihre Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sicherheit der Datenverarbeitung 

Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Anpassung des Datenschutzhinweises 

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend aktualisieren. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises in der Stellenanzeige.
 
Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie in der Rubrik „Datenschutz“ auf unserer Homepage.

 

HEITEC AG, Stand Juni 2021 

 

*HEITEC AG inklusive europäischer Tochtergesellschaften

Menü